DERNEK e-ALINDI BELGESİ

Dernek gelirleri tahsili için kullanılan alındı belgeleri makbuz olarak bastırılır veya form olarak düzenlenerek oluşturulurdu. Fakat İçişleri Bakanlığının 2020/20 Genelgesi ile elektronik ortamda daha kolay, güvenli ve şeffaf bir şekilde doldurulabilecek. Dernekler artık daha kolay bir şekilde alındı belgelerini düzenleyebilecekler üstelik Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) üzerinden. Bilindiği gibi DERBİS pandemi süresinde dernekler için hayat kurtarıcı özelliklerle donatıldı. Birçok bildirimi DERBİS üzerinden yapabilir, beyanname ve dernek işlemlerini yine bu uygulama üzerinden düzenleyebiliriz.

Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS) üzerinden bu hizmeti kullanabilmek için ilk olarak e-Alındı belgesi düzenleme yetkisi için bir kişi görevlendirilir, Yönetim Kurulu Başkanı tarafından Dernekler Bilgi Sistemi’nde (DERBİS) bulunan “Yetki Belgesi Formu” butonundan “e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi” doldurulması gerekmektedir. Bu yetkiler tanımlandıktan sonra, Yönetim Kurulu Başkanı tarafından Dernekler Bilgi Sisteminde (DERBİS) bulunan “e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme” ekranından derneğin gelir tipleri ne ise eklenmesi gerekmektedir. DERBİS’e gelir tiplerinin eklenmesinden sonra, yetkili olarak düzenlenen kişi DERBİS’e kendi kullanıcı adı, şifre ve parolası ile giriş yaparak dernek adına alınan bağış ve aidatları “e-Alındı Belgesi Düzenleme” alanından yapabilmektedir.

Bundan sonra yapılacak diğer çalışmaların elektronik ortamda dernek kurulması, genel kurul ve yönetim kurulu toplantıları, karar defteri ve diğer defterler ile kayıtların elektronik ortamda tutulması gibi birçok işlemlerin dernek yöneticilerinin hizmetine sunulması planlanmaktadır.

Dernek Başkanı Tarafından Yapılan İşlemler

e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkisi Tanımlama: Dernek Yönetim Kurulu Başkanı tarafından, dernek işlemleri menüsü altında bulunan “Yetki Belgesi Formu” alanında yetki verilecek kişi dernek üyesi ise “üye seç” butonu ile dernek üyeliği yoksa “kişi seç” butonu ile yapılır.
SMS Sistemi Aktivasyonu: e-Alındı Belgesi düzenlenen gerçek veya tüzel kişinin cep telefonuna bilgilendirme SMS’inin gönderilmesi için SMS sözleşmesi imzalanması gerekiyor.
Kullanıcı İşlemleri: Kullanıcı uyarı metni ekranında “Okudum ve Devam et” butonuna tıkladıktan sonra Kullanıcı işlemleri bölümüne geçilir. Yetki belgesi düzenleyecek olan üye veya kişinin telefon, e-posta bilgileri ile şifre ve parola üret butonlarına basılarak kaydedilir. Kaydedildikten sonra yetkilendirilen kişiye şifre ve parola bilgilerinin bulunduğu mesaj telefonuna gönderilir.
e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme (Gelir Tipi Ekleme): Yönetim Kurulu Başkanı tarafından kullanılan “e-Alındı Belgesi Gelir Kategorisi Düzenleme” ekranı, derneğe ait gelir tipi oluşturulan ekrandır. Bu ekran sayesinde derneğe ait gelir tipi oluşturulabilir. “Gelir Tipi Düzenle” butonuna tıklanarak açılan ekranda sıra no, gelir adı (örneğin; su kuyusu, aidat vb.) Aktif mi? (aktif seçeneği işaretlenmeli) alanlar kaydedilir.
e-Alındı Belgesi Sorgulama Ekranı (Bütün e-Alındı Belgelerinin Görüntülenmesi): Yönetim kurulu Dernek Başkanı tarafından kullanılacak sorgulama ekranı.

e-Alındı Belgesi Düzenleme Yetkilisi Tarafından Yapılan İşlemler

e-Alındı Belgesi Düzenleme: Dernekler Bilgi Sistemi’nde bulunan dernek işlemleri menüsünde yer alan e-Alındı Belgesi Düzenleme alanına sadece yetkili kişi erişebilir.
e-Alındı Belgesi Bilgi Girişi: Yetkili kişi tarafından, gerçek veya tüzel kişilik seçimi yapılır ve gerçek kişi ise T.C. kimlik numarası ve adı soyadı, tüzel kişi ise yardım yapan kuruluşun vergi numarası ve adı eklenir. Cep telefonu ve isteğe bağlı olarak e-postası adresi de işlenir. Daha sonra gelir tipi, gelir çeşidi, açıklama ve miktar bilgileri de eklenerek butona tıklanır. Eklenen bilgiler kontrol edilerek “Kaydet ve Onayla” butonuna tıklanır ve e-Alındı Belgesi artık DERBİS’e eklenmiş olur.
e-Alındı Belgesi Düzenlenen Kişiye Yapılan Bildirimler: e-Alındı Belgesi Dernekler Bilgi Sistemine kaydedildiği anda gerçek veya tüzel kişinin bildirmiş olduğu cep telefonu veya e-postasına e-Alındı Belgesi direk gönderilir.
Cep Telefonuna Gönderilen SMS (e-posta Adresi Bildirilmemişse): e-Alındı Belgesi düzenlenen gerçek yada tüzel kişinin cep telefonuna “…-…-….. kütük numaralı dernek tarafından adınıza düzenlenen e-Alındı Belgesine https://derbis.dernekler.gov.tr/….. adresinden ulaşabilirsiniz.” mesajı gönderilir. metinde bulunan linke tıklanarak DERBİS tarafından oluşturulan e-Alındı Belgesi görülebilir.
Cep Telefonuna Gönderilen SMS (e-posta Adresi Bildirilmişse): e-Alındı Belgesi düzenlenen gerçek ya da tüzel kişinin telefon numarasına “…-…-….. kütük numaralı dernek tarafından adınıza düzenlenen e-Alındı Belgesine https://derbis.dernekler.gov.tr/….. adresinden ulaşabilirsiniz.” mesajı iletilir. Metinde yer alan link tıklanarak Dernekler Bilgi Sisteminde e-Alındı Belgesi görüntülenmiştir.

e-posta Adresine Gönderilen Bildirim: e-Alındı Belgesi düzenlenen gerçek ya da tüzel kişinin e-posta adresine “…-…-……… kütük numaralı ………………………… Derneği tarafından düzenlenen e-Alındı Belgesi ektedir.” örneğinde olduğu gibi ve e-posta da düzenlenmiş olan e-Alındı Belgesi gönderilir ve aynı zamanda bu belgenin doğrulaması belgede yer alan doğrulama kodu ile www.siviltoplum.gov.tr ’den yapılabilmektedir.